Regularien für das Arbeiten in Luxemburg

Überblick

Wer als ausländische:r Arbeitnehmer:in in Luxemburg arbeitet oder dorthin entsandt wird, muss verschiedene gesetzliche Vorgaben beachten. Die Entsendung nach Luxemburg erfordert eine korrekte Anmeldung und kann je nach Herkunftsland bestimmte arbeits- und sozialrechtliche Regelungen mit sich bringen. Zudem spielen steuerliche Aspekte eine wichtige Rolle, da je nach Aufenthaltsdauer und Wohnsitz unterschiedliche Steuerpflichten entstehen können. Auch die Einreise nach Luxemburg unterliegt bestimmten Vorschriften, insbesondere für Arbeitnehmer:innen aus Nicht-EU-Staaten. Lesen Sie über die wesentlichen Regularien für die Entsendung und das Arbeiten in Luxemburg.

EU Entsenderichtlinie

Welche Anforderungen gelten?

Es ist vorgeschrieben, entsandte Arbeitnehmer vor Aufnahme ihrer Tätigkeit in Luxemburg auf einer elektronischen Plattform (e-Détachement) zu registrieren, die auf Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar ist.

Für die Registrierung auf der Plattform e-Détachement werden die folgenden Informationen und Unterlagen verlangt:

Angaben über den ausländischen Arbeitgeber und seinen effektiven Vertreter
Angaben über die juristische oder natürliche Person in Luxemburg, die als Ansprechpartner für den ausländischen Arbeitgeber fungieren wird
Dauer der Entsendung
Ort(e) der Arbeit in Luxemburg und voraussichtliche Dauer der Arbeit
Persönliche Daten des/der entsandten Arbeitnehmer:in (Namen, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeit, Beruf)
Beruf/Beschäftigung des/der entsandten Arbeitnehmer:in und die in Luxemburg auszuübende Tätigkeit
Dokument, aus dem hervorgeht, wie der ausländische Arbeitgeber die Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten während der Entsendung übernimmt
Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen

Erforderliche Dokumente

Ausländische Arbeitgeber müssen während der Entsendung und 10 Jahre nach deren Beendigung die folgenden Dokumente aufbewahren:

Arbeitsvertrag oder Bescheinigung über die Einhaltung der Richtlinie 91/553 vom 14. Oktober 1991
Lohnzettel und Nachweis über die Zahlung des Arbeitsentgelts während der Entsendung
Detaillierte Angaben über die Arbeitszeiten während der Entsendung
Aufenthaltserlaubnis, falls zutreffend

Alle Dokumente müssen ins Französische oder Deutsche übersetzt sein.

Gesetzliche Vertreter in Luxemburg

Ausländische Arbeitgeber müssen ihren gesetzlichen Vertreter in Luxemburg angeben, der den Kontakt zu den Behörden in Luxemburg herstellen kann. Wenn der ausländische Arbeitgeber keinen Vertreter in Luxemburg hat, sollte der entsandte Arbeitnehmer als Kontaktperson benannt werden.

Strafen bei Verstoß

Die Bußgelder für die Nichteinhaltung der Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer können zwischen 1.000 und 5.000 EUR betragen.

Bei wiederholten Verstößen innerhalb von 2 Jahren nach Zustellung des ersten Bußgeldbescheids kann das Bußgeld verdoppelt werden
Die Bußgelder gelten pro entsandtem Arbeitnehmer, wobei die Obergrenze bei 50.000 EUR liegt

Arbeitsrecht

Mindestlohn

Seit Januar 2025 wird der Mindestlohn in Luxemburg auf 2.637,79 EUR brutto pro Monat festgelegt.

Der Mindestlohn wird als fester Betrag festgelegt und hängt vom Alter und der Qualifikation des/der Arbeitnehmer:in ab
Der Mindestlohn wird in regelmäßigen Abständen aktualisiert, wobei es keine spezifische Regel dafür gibt, wie oft die Aktualisierung erfolgt

Arbeitszeit

Die Höchstarbeitszeit ist auf 8 Stunden pro Tag / 40 Stunden pro Woche festgelegt.

Wichtige Hinweise

Die Nichteinhaltung von dem im Land geltenden Arbeitsrecht kann zusätzlich zu finanziellen Verpflichtungen, Bußgeldern oder Forderungen aus lokalen Kündigungs- und Arbeitszeitgesetzen führen.

Sozialversicherung

Wenn ein/e Arbeitnehmer:in aus einem EU-Land nach Luxemburg entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:

A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert‍
ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die Sozialversicherungsvorschriften von Luxemburg, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein luxemburgischer Arbeitgeber verhalten.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können umfangreiche Verwaltungspflichten, Beitragsnachzahlungen (verzinst), erhöhtes Prüfungsaufkommen sowie empfindliche Sanktionen sein. Zusätzlich kann erhebliche Rufschädigung in diesem Zusammenhang vorkommen.

Einkommensteuer

Wenn ein entsandter Arbeitnehmer in Luxemburg einkommensteuerpflichtig ist, ist der ausländische Arbeitgeber nur dann verpflichtet, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Luxemburg zu erstellen, wenn der ausländische Arbeitgeber eine Betriebsstätte in Luxemburg hat.

Wenn keine Betriebsstätte vorhanden ist, gibt es zwei Möglichkeiten:

Die Einkommenssteuer wird durch Abgabe der jährlichen Einkommenssteuererklärung des entsandten Arbeitnehmers (Formular 100) abgeführt
Der ausländische Arbeitgeber entscheidet sich auf freiwilliger Basis dafür, die Steuern durch Abgabe einer individuellen jährlichen Einkommenssteuererklärung (Formular 100) oder einer monatlichen Lohnabrechnung einzubehalten und abzuführen und die Lohnsteuer an die luxemburgischen Steuerbehörden abzuführen

Das Steuerabkommen zwischen Luxemburg, Frankreich, Deutschland und Belgien sieht unterschiedliche Schwellenwerte vor, wann die Steuerpflicht für Einkommen ausgelöst wird:

19 Tage für in Deutschland ansässige Personen
34 Tage für in Belgien ansässige Personen
34 Tage für in Frankreich ansässige Personen

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, häufig jedoch entsteht eine unmittelbare Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Zielland, woraus weitere, umfangreiche Konsequenzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen entstehen können.

Einreise & Visa

Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können Einreiseverbote und damit einhergehende Umsatzausfälle, Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigung sein.

Betriebsstätte

Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, aber jede Betriebsstätte verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Neben der Registrierung, Gewinnzuweisung, Einreichung der Körperschaftsteuererklärung entstehen in der Regel ebenfalls Lohnsteuerverpflichtungen.

Wichtige Hinweise