Spanien
Regularien für das Arbeiten in Spanien
Überblick
Wer Mitarbeitende zur Arbeit in Spanien entsendet, muss wichtige gesetzliche Vorgaben einhalten. Dazu gehören die Anmeldung bei den spanischen Behörden, die Einhaltung von Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sowie die Bereithaltung relevanter Dokumente. Hier erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den Entsendeprozess, die Meldepflichten und arbeitsrechtlichen Anforderungen in Spanien. Mit premote können Sie Ihre Meldungen schnell, digital und rechtskonform abwickeln!
EU Entsenderichtlinie
Welche Anforderungen gelten?
Ausländische Arbeitgeber müssen den spanischen Arbeitsbehörden die Entsendung vor deren Beginn und unabhängig von ihrer Dauer melden.
Die Meldung muss auf elektronischem Wege erfolgen und sollte folgende Angaben enthalten:
- Den ausländischen Arbeitgeber,
- Persönliche und berufliche Angaben zu den entsandten Arbeitnehmer:innen
- Angaben über die Einrichtung, die die entsandten Arbeitnehmer:innen und Dienstleistungen erhält
- Dauer der Entsendung, Informationen über die Dienstleistungen, die von den entsandten Arbeitnehmer:innen in Spanien erbracht werden sollen,
- Identifizierung und Kontaktangaben der Vertreter des ausländischen Arbeitgebers in Spanien
Erforderliche Dokumente
Ausländische Arbeitgeber müssen den spanischen Behörden auf deren Verlangen die folgenden Dokumente vorlegen:
- Arbeitsvertrag des/der entsandten Arbeitnehmer:in oder ein gleichwertiges Dokument, das die Beschäftigungsbedingungen bestätigt
- Arbeitszeit, einschließlich Beginn und Ende der Arbeit und Anzahl der täglichen Arbeitsstunden
- Entgelt (Lohnabrechnungen)
- Entsendungsdokument (Entsendungsschreiben oder ähnliches)
- A1 Bescheinigung der Sozialversicherung
Gesetzliche Vertreter in Spanien
Ausländische Arbeitgeber müssen Angaben zu ihrem gesetzlichen Vertreter in Spanien machen, der in Konsultationsverfahren und Verhandlungen, die entsandte Arbeitnehmer:innen betreffen, im Namen des ausländischen Arbeitgebers handeln kann. Ausländische Arbeitgebervertreter können mit einer notariell ausgestellten Vollmacht handeln.
Die Sanktionen für Verstöße können wie folgt kategorisiert werden:
- Schwerer Verstoß (Geldbußen zwischen 751 EUR und 7.500 EUR)
- Übermittlung der Entsendungsmitteilung nach dem Stichtag oder ohne Benennung der zuständigen Vertreter in Spanien
- Versäumnis, entsendungsrelevante Unterlagen bereitzuhalten
- Versäumnis, die Behörden über schwere Unfälle ordnungsgemäß zu informieren
- Nichtvorlage der von den Behörden geforderten (übersetzten) Unterlagen
- Sehr schwerer Verstoß (Geldbußen zwischen 7.501 EUR und 225.018 EUR)
- Versäumnis, die Entsendung zu melden oder Fälschung/Verheimlichung von Informationen über die Entsendung,
- Unechte Entsendung - Entsendung durch einen ausländischen Arbeitgeber, der keine wesentlichen Tätigkeiten im Heimatland ausübt
- Unechte Entsendung - entsandte/r Arbeitnehmer:in übt normalerweise keine Arbeitstätigkeiten im Heimatland aus
Arbeitsrecht
Mindestlohn
Seit 2025 liegt der Mindestlohn in Spanien bei 1.184 EUR pro Monat für 14 Zahlungen (entspricht 39,47 EUR pro Tag).
- gilt für alle Arbeitnehmer:innen und ist nicht abhängig von Beruf, Alter oder Branche des/der Arbeitnehmer:in
- den Arbeitnehmer:innen muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 1,5 Tagen pro Woche und eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden zwischen den Schichten gewährt werden
Arbeitszeit
Die Höchstarbeitszeit ist auf 9 Stunden pro Tag / 40 Stunden pro Woche festgelegt.
- Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden muss dem/der Arbeitnehmer:in eine Ruhezeit von mindestens 15 Minuten gewährt werden
- Abweichungen von diesen Bestimmungen sind in Tarifverträgen möglich
Die Nichteinhaltung von dem im Land geltenden Arbeitsrecht kann zusätzlich zu finanziellen Verpflichtungen, Bußgeldern oder Forderungen aus lokalen Kündigungs- und Arbeitszeitgesetzen führen.
Sozialversicherung
Wenn ein/e Arbeitnehmer:in aus einem EU-Land nach Österreich entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:
- A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert
- ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die Sozialversicherungsvorschriften von Österreich, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein österreichischer Arbeitgeber verhalten
Die Folgen bei Verstoß können umfangreiche Verwaltungspflichten, Beitragsnachzahlungen (verzinst), erhöhtes Prüfungsaufkommen sowie empfindliche Sanktionen sein. Zusätzlich kann erhebliche Rufschädigung in diesem Zusammenhang vorkommen.
Einkommensteuer
- Ausländische Arbeitnehmer:innen, die in Spanien steuerlich ansässig werden, unterliegen mit ihrem weltweiten Einkommen der spanischen Einkommensteuer
- Ausländische Arbeitnehmer:innen, die nicht in Spanien steuerlich ansässig sind, unterliegen der Einkommensteuer für Nichtansässige auf Einkünfte und Kapitalerträge aus spanischen Quellen
Ab Januar 2023 können ausländische Arbeitnehmer:innen eine besondere Steuerregelung für im Ausland lebende Personen beantragen. Um festzustellen, ob die steuerliche Sonderregelung angewandt werden kann, muss eine Bewertung der Bedingungen für die Arbeit in Spanien durchgeführt werden.
Wenn ausländische Arbeitnehmer:innen in Spanien der Einkommensteuer unterliegen, muss sich der ausländische Arbeitgeber für die Zwecke des spanischen Steuerabzugs registrieren lassen, wenn der ausländische Arbeitgeber in Spanien tätig ist (der ausländische Arbeitgeber muss keine Betriebsstätte in Spanien haben).
Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, häufig jedoch entsteht eine unmittelbare Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Zielland, woraus weitere, umfangreiche Konsequenzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen entstehen können.
Einreise & Visa
Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.
Die Folgen bei Verstoß können Einreiseverbote und damit einhergehende Umsatzausfälle, Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigung sein.
Betriebsstätte
Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.
Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, aber jede Betriebsstätte verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Neben der Registrierung, Gewinnzuweisung, Einreichung der Körperschaftsteuererklärung entstehen in der Regel ebenfalls Lohnsteuerverpflichtungen.
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