Regularien für das Arbeiten in Belgien

Überblick

Deutsche Unternehmen, die Mitarbeiter vorübergehend nach Belgien entsenden, stehen vor einer wichtigen Aufgabe: die Einreichung von Entsendung Meldungen über das Limosa-Portal. Dieser Prozess ist unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen in Belgien zu erfüllen. Zusätzlich müssen bestimmte Vorgaben während des Arbeitens in Belgien eingehalten werden.

EU Entsenderichtlinie

Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland, insbesondere nach Belgien, ist in vielen Branchen gängige Praxis. Wenn Ihre Mitarbeiter vorübergehend in Belgien arbeiten und weiterhin in Deutschland sozialversichert bleiben, gilt Deutschland als das Entsendungsland. Dies hat weitreichende Auswirkungen auf die rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.

Welche Anforderungen gelten?

Ausländische Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden, sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer spätestens zum Zeitpunkt des Beginns der Entsendung im Register für ausländische Dienstleister (RUT-Register) zu registrieren. Jede Änderung der Entsendung muss bis zum ersten Arbeitstag nach Inkrafttreten der Änderung im RUT-Register gemeldet werden.

Erforderliche Dokumente

Während der Entsendung müssen ausländische Arbeitgeber die folgenden Dokumente aufbewahren:

Arbeitsverträge
Informationen über die Bedingungen der Entsendung
Arbeitszeitnachweise
Nachweis über die tatsächliche Auszahlung der Vergütung

Diese Dokumente müssen ein Jahr lang nach Beendigung der Entsendung aufbewahrt werden. Auf Verlangen der belgischen Kontrollbehörden müssen die Arbeitgeber Übersetzungen der Dokumente ins Niederländische, Französische, Deutsche oder Englische vorlegen.

Ansprechpartner:in für Entsendung

Ausländische Arbeitgeber müssen einen Ansprechpartner für die belgischen Behörden benennen, der als Kontaktstelle fungiert. Bei dem Ansprechpartner kann es sich um eine beliebige befugte Person handeln, die ihren Wohnsitz nicht in Belgien haben muss.

Ausnahmen bei der Entsendung

Geschäftsreisende sind von der Meldepflicht befreit, wenn:

sie an Sitzungen kleiner Gruppen teilnehmen, die nicht länger als 20 aufeinanderfolgende Kalendertage dauern
sie an Veranstaltungen mit einer vorab festgelegten Teilnehmerliste teilnehmen, sofern die Gesamtteilnahme 60 Kalendertage pro Jahr oder 20 aufeinanderfolgende Tage pro Sitzung nicht überschreitet

Strafen bei Verstoß

Die Nichteinhaltung der vorherigen Meldung der Entsendung (LIMOSA-Meldung) wird als Strafe der Stufe 4 angesehen und kann folgende Folgen haben:

Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis 3 Jahren
strafrechtliche Geldstrafe zwischen 4.800 € und 48.000 €
Verwaltungsstrafe zwischen 2.400 € und 24.000 €

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Arbeitsrecht

Mindestlohn

Mindestbruttomonatslohn: 2070,48 € / Monat

gilt seit dem 1. Oktober 2024
für alle Arbeitnehmer:innen ab 18 Jahre
die meisten Branchen legen jedoch ihre eigenen Mindestlöhne im Rahmen von Tarifverträgen fest

Arbeitszeit

Arbeitnehmer, die nach Belgien entsandt werden, haben Anspruch auf:

maximal 8 Stunden pro Tag zu arbeiten
maximal 40 Stunde pro Woche zu arbeiten

Diese Grenzen können unter bestimmten, genau definierten Umständen und Bedingungen überschritten werden. Bestimmte Branchen haben reduzierte Höchstarbeitszeiten eingeführt, die die gesetzlichen Grenzwerte ersetzen.

Wichtige Hinweise

Die Nichteinhaltung von Vorschriften in Bezug auf Mindestlöhne, Höchstarbeitszeiten, die Ernennung eines Ansprechpartners oder die Aufbewahrung von Dokumenten wird als Sanktion der Stufe 2 eingestuft. Dies kann zur Folge haben:

strafrechtliche Geldstrafe zwischen 400 € und 4.000 €
Bußgeld zwischen 200 € und 2.000 €

Die Geldbuße wird mit der Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer:innen multipliziert, darf aber das 100-fache der Höchststrafe nicht überschreiten.

Sozialversicherung

Wenn ein Arbeitnehmer aus einem EU-Land nach Belgien entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:

A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert‍
ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die belgischen Sozialversicherungsvorschriften, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein bulgarischer Arbeitgeber verhalten.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können umfangreiche Verwaltungspflichten, Beitragsnachzahlungen (verzinst), erhöhtes Prüfungsaufkommen sowie empfindliche Sanktionen sein. Zusätzlich kann erhebliche Rufschädigung in diesem Zusammenhang vorkommen.

Einkommensteuer

Einkünfte aus in Belgien geleisteter Arbeit sind in der Regel vom ersten Tag an steuerpflichtig
Besteuerungsrechte Belgiens können durch ein Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Heimatland des/der Entsandten eingeschränkt werden
Wenn eine Steuerpflicht entsteht, muss der ausländische Arbeitgeber für die Einbehaltung von Steuern und/oder Sozialversicherungsbeiträgen sorgen und die rechtzeitige Überweisung an den Kommissar für Steuern sicherstellen.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, häufig jedoch entsteht eine unmittelbare Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Zielland, woraus weitere, umfangreiche Konsequenzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen entstehen können.

Einreise & Visa

Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können Einreiseverbote und damit einhergehende Umsatzausfälle, Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigung sein.

Betriebsstätte

Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, aber jede Betriebsstätte verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Neben der Registrierung, Gewinnzuweisung, Einreichung der Körperschaft-steuererklärung entstehen in der Regel ebenfalls Lohnsteuerverpflichtungen.

Wichtige Hinweise