Regularien für das Arbeiten in der Niederlande

Überblick

Ob im Rahmen einer Entsendung, einer kurzfristigen Dienstreise oder einer flexiblen Workation in den Niederlanden – internationale Arbeitseinsätze sind heute fester Bestandteil moderner Arbeitsmodelle. Doch auch innerhalb der EU greifen in den Niederlanden klare Regelungen: Von der Meldepflicht über das niederländische Posted Workers Register, über die A1-Bescheinigung bis hin zu arbeitsrechtlichen und steuerlichen Anforderungen.

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Vorgaben rund um das "Posting of workers in the Netherlands", wann eine Registrierung erforderlich ist, welche Unterlagen Sie benötigen und welche Konsequenzen bei Verstößen drohen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden in den Niederlanden rechtskonform und ohne unnötige Risiken tätig werden können.

EU Entsenderichtlinie

Notwendige Dokumente

Ausländische Arbeitgeber müssen die folgenden Dokumente in Papierform oder in elektronischer Form bereithalten:

Arbeitsvertrag
Nachweis der Identität des ausländischen Arbeitgebers und der Identität der Einrichtung, das die entsandten Arbeitnehmer aufnimmt
Belege für die geleisteten Arbeitsstunden
Lohnabrechnungen
A1 Bescheinigung für die Sozialversicherung
Nachweis für die Lohnzahlung

Ausländische Arbeitgeber müssen auf Anfrage innerhalb eines angemessenen Zeitraums Informationen und Unterlagen vorlegen. Die Dokumente sollten in Niederländisch, Englisch, Französisch oder Deutsch verfasst sein. Die Behörden können eine beglaubigte Übersetzung der Dokumente verlangen. Die Dokumente müssen 5 Jahre lang nach Beendigung der Entsendung aufbewahrt werden.

Kontaktperson in den Niederlanden

Ausländische Arbeitgeber müssen eine Kontaktperson in den Niederlanden benennen, die als Verbindungsperson im Namen ausländischer Arbeitgeber und zu den Behörden fungiert. Entsandte Arbeitnehmer können als Kontaktpersonen für ausländische Arbeitgeber fungieren.

Ausnahmen

Geschäftsreisende sind von der Pflicht befreit, den Behörden ihre Anwesenheit im Land zu melden. Als Geschäftsreisende gelten in der Regel Personen, die an Geschäftstreffen teilnehmen oder Verträge abschließen und deren Aufenthalt 13 Wochen innerhalb von 52 Wochen nicht überschreitet.

Strafen bei Verstoß

Die Bußgelder für die Nichteinhaltung der Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer können zwischen 1.500 EUR bei weniger als 10 entsandten Arbeitnehmer:innen und 4.500 EUR bei 20 oder mehr entsandten Arbeitnehmer:innen liegen.

Bußgelder können gegen ausländische Arbeitgeber und Einrichtungen, die entsandte Arbeitnehmer aufnehmen, verhängt werden. Wenn die Einrichtung, die entsandte Arbeitnehmer aufnimmt, die Benachrichtigung über die Entsendung nicht überprüft, kann dies zu einer Geldstrafe von 1.500 EUR führen.

Arbeitsrecht

Mindestlohn

In den Niederlanden gibt es einen Bruttomindestlohn, der auf nationaler Ebene festgelegt wird. Er wird alle 6 Monate, am 1. Januar und am 1. Juli, indexiert.

Der Mindestlohn in den Niederlanden richtet sich nach dem Alter der/s Arbeitnehmer:in. Für Arbeitnehmer:innen, die 21 Jahre oder älter sind, wurde am 1. Januar 2025 der Mindestlohn auf 2.437,07 brutto pro Monat erhöht.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeiten können in Tarifverträgen festgelegt werden (falls zutreffend). Die Höchstarbeitszeit darf im Durchschnitt 48 Stunden pro Woche (einschließlich Überstunden) innerhalb eines Zeitraums von 4 Monaten nicht überschreiten.

Wichtige Hinweise

Die Nichteinhaltung von dem im Land geltenden Arbeitsrecht kann zusätzlich zu finanziellen Verpflichtungen, Bußgeldern oder Forderungen aus lokalen Kündigungs- und Arbeitszeitgesetzen führen.

Sozialversicherung

Wenn ein Arbeitnehmer aus einem EU-Land in die Niederlande entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:

A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert‍
ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die niederländischen Sozialversicherungsvorschriften, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein niederländischer Arbeitgeber verhalten.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können umfangreiche Verwaltungspflichten, Beitragsnachzahlungen (verzinst), erhöhtes Prüfungsaufkommen sowie empfindliche Sanktionen sein. Zusätzlich kann erhebliche Rufschädigung in diesem Zusammenhang vorkommen.

Einkommensteuer

Im Allgemeinen gibt es keinen "De-minimis-Zeitraum", innerhalb dessen entsandte Arbeitnehmer:innen keine Steuern auf ihr persönliches Einkommen entrichten müssen.

Wenn jedoch ein Doppelbesteuerungsabkommen anwendbar ist, können gebietsfremde Steuerpflichtige die Besteuerung ihres Arbeitseinkommens in den Niederlanden vermeiden, wenn ihr Aufenthalt 183 Tage nicht überschreitet (sofern alle anderen Bedingungen kumulativ erfüllt sind).
In der Praxis entscheiden sich viele ausländische Arbeitgeber für eine niederländische Lohnbuchhaltung, um die Lohnsteuer (und die niederländische Sozialversicherung) einzubehalten, auch wenn es keine formale Verpflichtung in dieser Hinsicht gibt.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, häufig jedoch entsteht eine unmittelbare Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Zielland, woraus weitere, umfangreiche Konsequenzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen entstehen können.

Einreise & Visa

Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können Einreiseverbote und damit einhergehende Umsatzausfälle, Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigung sein.

Betriebsstätte

Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, aber jede Betriebsstätte verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Neben der Registrierung, Gewinnzuweisung, Einreichung der Körperschaftsteuererklärung entstehen in der Regel ebenfalls Lohnsteuerverpflichtungen.

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Wichtige Hinweise