Workation und Betriebsstättenrisiko: Wann droht eine Steuerpflicht im Ausland?

Definition Betriebsstätte: Was genau gilt als Betriebsstätte?

Die Definition einer Betriebsstätte ist im Steuerrecht klar geregelt. Laut §12 Abgabenordnung (AO) ist eine Betriebsstätte jede feste Geschäftseinrichtung, über die ein Unternehmen ganz oder teilweise seine Tätigkeit ausübt. Das können sein:

• Büros
• Werkstätten
• Verkaufsstellen
• Baustellen (ab bestimmter Dauer)
• oder sogar das private Homeoffice eines Mitarbeitenden im Ausland

Wichtig: Es kommt weniger auf Eigentum als auf Dauer und Funktion der Einrichtung an.

Workation: Neue Arbeitsfreiheit – neue steuerliche Fragen

Während einer Workation arbeiten Mitarbeitende vorübergehend im Ausland, oft aus Urlaubsregionen. Doch selbst bei kurzer Dauer kann die Frage entstehen: Wann wird eine Workation zur Betriebsstätte?

Ausschlaggebend sind unter anderem:

• Die Dauer des Auslandsaufenthalts
• Die Art der Tätigkeit (z. B. Managementfunktionen, Vertriebsverantwortung)
• Der Grad der Selbstständigkeit und Entscheidungsbefugnis
• Die Nutzung fester Infrastruktur (z. B. Mietbüro, Coworking-Space)

Insbesondere, wenn Mitarbeitende Verträge abschließen, Kunden betreuen oder über eine längere Zeit im Ausland arbeiten, steigt das Risiko, dass eine Betriebsstätte im Ausland entsteht.

Wann muss ich eine Betriebsstätte anmelden?

Eine Anmeldung ist erforderlich, wenn der Charakter der Tätigkeit und ihre Rahmenbedingungen die Voraussetzungen für eine Betriebsstätte erfüllen. Kritisch wird es vor allem dann, wenn:

• der Aufenthalt nicht nur gelegentlich oder vorübergehend ist
• unternehmerische Entscheidungen vor Ort getroffen werden
• feste Räume regelmäßig genutzt werden
• die Tätigkeit mehr als vorbereitend oder unterstützend ist

In solchen Fällen verlangen viele Länder eine steuerliche Registrierung – und damit verbunden eine lokale Steuerpflicht.

Was passiert, wenn eine Betriebsstätte nicht angemeldet wird?

Das Ignorieren des Betriebsstättenrisikos kann Unternehmen teuer zu stehen kommen:

• Nachversteuerung im Ausland
• Bußgelder oder Steuerstrafverfahren
• Verlust von Steuervorteilen in Deutschland
• Reputationsschäden bei Partnern oder Behörden

Selbst kleine Start-ups oder Agenturen können unbewusst eine Betriebsstätte auslösen – etwa wenn der Geschäftsführer dauerhaft von einem Coworking-Space in Lissabon aus operiert.

So vermeiden Unternehmen das Betriebsstättenrisiko bei Workations

Wer Workations erlaubt, sollte klare Regeln definieren:

1. Maximale Dauer für Workations (z. B. 30 Tage pro Jahr)
2. Beschränkung der Tätigkeiten – keine Vertragsabschlüsse, kein Vertrieb
3. Verbot der Nutzung fester ausländischer Infrastruktur
4. Einholung steuerlicher Beratung vor längeren Aufenthalten
5. Einsatz digitaler Tools zur Überwachung von Aufenthaltsort und Tätigkeitsart

Fazit: Flexibilität braucht klare Regeln

Workation ist gekommen, um zu bleiben. Doch die steuerlichen Risiken, insbesondere das Betriebsstättenrisiko, dürfen nicht unterschätzt werden. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Frage beschäftigen: Wann wird aus Remote Work eine steuerpflichtige Betriebsstätte?

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