EU-Meldeportal: Einheitliche EU Meldungen für Entsendungen in Europa

Einheitliche EU Meldung für Arbeitnehmerentsendungen

Bisher mussten Unternehmen bei einer Arbeitnehmerentsendung in andere EU-Staaten jeweils die nationalen Meldeportale nutzen – oft in der Landessprache, mit unterschiedlichen Anforderungen und hohen bürokratischen Hürden. Dies führte regelmäßig zu Unsicherheiten, Fristversäumnissen und Bußgeldern.

Das neue EU-Entsendeportal soll ab Mitte 2025 eine zentrale Plattform für die verpflichtende EU Meldung im Rahmen der Posted Workers Directive (PWD) bereitstellen. Damit werden alle Entsendepflichten digital über ein System abgewickelt, das folgende Informationen zentral erfasst:

• Name und Identität der entsendeten Mitarbeitenden
• Zielland, Dauer und Art der Tätigkeit
• Nachweise zur Lohn- und Sozialversicherung
• Kontaktperson vor Ort und verantwortliches Unternehmen

Vorteile für Unternehmen im Mitarbeitereinsatz im EU Ausland

Durch die vereinheitlichte PWD Meldung bietet das EU-Portal folgende Vorteile für Arbeitgeber:

• Rechtssicherheit bei der Einhaltung der EU Entsenderichtlinie
• Reduzierter Verwaltungsaufwand dank zentralem Zugang
• Wegfall nationaler Anmeldeportale und Sprachbarrieren
• Schnellere digitale Entsendemeldung

Gerade für Branchen wie Bau, Pflege, Logistik oder IT, in denen grenzüberschreitender Mitarbeitereinsatz an der Tagesordnung ist, stellt die neue Plattform eine enorme Erleichterung dar.

Zeitplan und Umsetzung

Die Einführung des Portals ist für das zweite Halbjahr 2025 vorgesehen. In einer ersten Phase sollen freiwillige Meldungen möglich sein, bevor die verpflichtende Nutzung stufenweise ab 2026 erfolgt. Die Mitgliedsstaaten sind angehalten, ihre bestehenden Systeme an das neue Portal anzubinden oder zu ersetzen.

premote automatisiert die PWD Meldung

Die Digitalisierung der Entsendepflichten eröffnet neue Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung – und genau hier setzt premote an. Als führende Plattform für Travel Compliance unterstützt premote Unternehmen dabei, alle Anforderungen der EU Entsenderichtlinie sicher und effizient zu erfüllen.

Vorteile der premote-Integration:

• Vollständig automatisierte EU Meldung inklusive aller PWD-relevanten Daten
• Intelligenter Abgleich mit Entsendeanforderungen des Ziellandes
• Direkte digitale Übermittlung an nationale oder EU-Portale
• Rechtskonforme Archivierung aller Meldungen und Nachweise
• Anbindung an bestehende HR-Systeme, Travel Management Plattformen und Kommunikationstools z.B. Personio, TravelPerk, Workday, SAP

premote wird frühzeitig an das neue EU-Entsendeportal angebunden sein, sodass Unternehmen von Anfang an rechtskonforme und automatisierte Entsendemeldungen durchführen können – ohne manuellen Aufwand.

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Fazit

Mit dem neuen EU-Meldeportal wird die grenzüberschreitende Mitarbeitereinsatzplanung einfacher, transparenter und rechtssicher. Unternehmen, die sich frühzeitig digital aufstellen und Lösungen wie premote nutzen, profitieren von einem klaren Wettbewerbsvorteil.

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