Polen
Regularien für das Arbeiten in Polen
Überblick
Polen entwickelt sich zunehmend zu einem wichtigen Ziel für Geschäftsreisen, grenzüberschreitende Projekte und flexible Arbeitsmodelle wie Workations. Als EU-Mitglied bietet das Land auf den ersten Blick einfache Voraussetzungen für berufliche Aufenthalte – dennoch gelten je nach Reisezweck unterschiedliche rechtliche Anforderungen. Ob kurzfristige Dienstreise, längerfristige Entsendung oder ortsunabhängiges Arbeiten in Polen: Für Unternehmen und Arbeitnehmende ist es entscheidend, steuerliche, arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben im Blick zu behalten.
Erfahren Sie, welche Vorschriften aktuell gelten, welche Fallstricke Sie vermeiden sollten – und wie Sie berufliche Reisen nach Polen rechtssicher gestalten.
EU Entsenderichtlinie
Notwendige Dokumente
Ausländische Arbeitgeber müssen die folgenden Dokumente bereithalten:
- Arbeitsvertrag/gleichwertiges Dokument, in dem die Beschäftigungsbedingungen bestätigt werden
- Dokumentation der Arbeitszeit, einschließlich der Anzahl der an einem bestimmten Tag geleisteten Arbeitsstunden
- Unterlagen über die Vergütung, einschließlich der nach geltendem Recht vorgenommenen Abzüge und des Nachweises der Überweisung der Vergütung an den/die entsandte/n Arbeitnehmer:in
Diese Dokumente müssen auf Anfrage bei der polnischen Arbeitsaufsichtsbehörde zusammen mit einer Übersetzung ins Polnische spätestens innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Eingang der Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Die Dokumente müssen 2 Jahre lang nach Beendigung der Entsendung aufbewahrt werden. Die Dokumente sollten in der Originalsprache mit einer polnischen Übersetzung vorliegen. Die Behörden können eine beglaubigte Übersetzung verlangen.
Gesetzlicher Vertreter in Polen
Ausländische Arbeitgeber müssen einen gesetzlichen Vertreter in Polen haben, der befugt ist, den ausländischen Arbeitgeber vor polnischen Behörden zu vertreten, und der in der Lage ist, Dokumente und Mitteilungen im Namen des ausländischen Arbeitgebers zu senden und zu empfangen.
Strafen zwischen 1.000 PLN und 30.000 PLN (ca. 200 EUR - 6.500 EUR) können für mehrere Verstöße verhängt werden, darunter:
- Keine Ernennung eines Rechtsvertreters
- Keine oder verspätete Registrierung der entsandten Arbeitnehmer:in
- Keine Unterrichtung der polnischen Arbeitsaufsichtsbehörde über Änderungen während der Entsendung
- Keine Aufbewahrung von Dokumenten für den Fall einer Prüfung
- Keine Weitergabe von Dokumenten an die polnische Arbeitsaufsichtsbehörde auf Anfrage
- Nichtübermittlung der erforderlichen Dokumente an die polnische Arbeitsaufsichtsbehörde innerhalb von zwei Jahren nach Ende der Entsendung
Gegen den ausländischen Arbeitgeber werden Sanktionen verhängt.
Arbeitsrecht
Mindestlohn
Ab Januar 2023 beträgt der Mindestlohn in Polen 4.666 PLN (ca. 1090 EUR) sowohl für Arbeiter:innen als auch für hochqualifizierte Arbeitnehmer:innen, entsprechend einer Vollzeitbeschäftigung, die nur auf einem Arbeitsvertrag basiert.
- der Mindestlohn wird nach dem Gesetz über Mindestlöhne bis zum 15. September eines jeden Jahres neu festgesetzt
- die Regierung ist gesetzlich verpflichtet, den Mindestlohn zweimal im Jahr anzuheben, wenn die durchschnittliche jährliche Inflation im Vorjahr um 5 Prozent steigt
- Von der jeweils festgesetzten Mindestlohnhöhe darf bei Arbeitsverträgen nur in einem gesetzlich festgeschriebenen Fall abgesehen werden
- Nach dem Gesetz kann über Mindestlöhne im ersten Beschäftigungsjahr eines Arbeitnehmers das Gehalt auch lediglich 80 Prozent vom Mindestlohn betragen, wenn der Arbeitnehmer Berufsanfänger ist und bislang keine Beitragszahlungen an die polnische Sozialversicherungsanstalt zu verzeichnen sind.
Arbeitszeit
Die Höchstarbeitszeit in Polen beträgt 8 Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche.
Die Nichteinhaltung von dem im Land geltenden Arbeitsrecht kann zusätzlich zu finanziellen Verpflichtungen, Bußgeldern oder Forderungen aus lokalen Kündigungs- und Arbeitszeitgesetzen führen.
Sozialversicherung
Wenn ein Arbeitnehmer aus einem EU-Land nach Polen entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:
- A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert
- ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die polnischen Sozialversicherungsvorschriften, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein polnischer Arbeitgeber verhalten.
Die Folgen bei Verstoß können umfangreiche Verwaltungspflichten, Beitragsnachzahlungen (verzinst), erhöhtes Prüfungsaufkommen sowie empfindliche Sanktionen sein. Zusätzlich kann erhebliche Rufschädigung in diesem Zusammenhang vorkommen.
Einkommensteuer
Die Besteuerung von entsandten Arbeitnehmern hängt von ihrem steuerlichen Aufenthaltsstatus ab.
- Im Allgemeinen wird die Besteuerung des Arbeitseinkommens in Polen nicht ausgelöst, wenn:
- sich ein Steuerausländer weniger als 183 Tage in Polen aufhält,
- die Vergütung aus dem Ausland gezahlt wird und
- der ausländische Arbeitgeber keine Betriebsstätte in Polen hat.
- Wenn das Arbeitseinkommen in Polen zu versteuern ist, muss der/die entsandte Arbeitnehmer:in monatliche und jährliche Steuern berechnen und zahlen und Steuererklärungen abgeben. Für den ausländischen Arbeitgeber gibt es keine Verpflichtungen.
Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, häufig jedoch entsteht eine unmittelbare Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Zielland, woraus weitere, umfangreiche Konsequenzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen entstehen können.
Einreise & Visa
Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.
Die Folgen bei Verstoß können Einreiseverbote und damit einhergehende Umsatzausfälle, Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigung sein.
Betriebsstätte
Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.
Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, aber jede Betriebsstätte verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Neben der Registrierung, Gewinnzuweisung, Einreichung der Körperschaftsteuererklärung entstehen in der Regel ebenfalls Lohnsteuerverpflichtungen.
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