Betriebsstätte & Lohnsteuer: Das sollten Unternehmen bei grenzüberschreitender Arbeit beachten

Was ist eine Betriebsstätte? – Definition und Bedeutung

Die Betriebsstätte ist ein zentraler Begriff im internationalen Steuerrecht. Nach §12 der Abgabenordnung (AO) ist eine Betriebsstätte "jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient".

Betriebsstätte Definition:
Eine Betriebsstätte entsteht also dann, wenn ein Unternehmen im Ausland eine feste Einrichtung betreibt oder wenn Mitarbeitende regelmäßig dort arbeiten.

Betriebsstätte Bedeutung:
Das Vorhandensein einer Betriebsstätte kann weitreichende steuerliche Folgen haben – insbesondere bei der Lohnsteuerpflicht im Ausland. Denn sobald eine Betriebsstätte begründet ist, muss das Unternehmen möglicherweise Lohnsteuer im Tätigkeitsstaat abführen.

Betriebsstätte Beispiel: Wenn Dienstreisen zur Steuerpflicht führen

Ein einfaches Beispiel zeigt, wie schnell eine Betriebsstätte entstehen kann:

Ein deutsches IT-Beratungsunternehmen schickt regelmäßig Mitarbeitende zu einem Kunden nach Frankreich. Die Einsätze sind jeweils nur wenige Wochen lang, summieren sich jedoch über das Jahr hinweg auf mehr als 183 Tage. Die Mitarbeitenden arbeiten stets beim gleichen Kunden vor Ort, mit einem festen Arbeitsplatz.

Was passiert hier?
Obwohl es keinen eigenen Unternehmensstandort in Frankreich gibt, entsteht durch die wiederholte Präsenz und feste Tätigkeit faktisch eine Betriebsstätte. Und das bedeutet: Ein Teil der Lohnsteuer müsste in Frankreich abgeführt werden.

Gerade bei Dienstreisen und projektbezogener Arbeit im Ausland ist das Risiko besonders hoch – und für HR oder Payroll-Teams oft schwer zu überblicken.

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Arbeiten im Ausland: Steuern richtig handhaben  

Die sogenannte 183-Tage-Regel ist vielen bekannt – aber sie ist nur ein Teil der Wahrheit. In vielen Ländern reichen schon kürzere Aufenthalte, bestimmte Tätigkeitsarten oder lokale Arbeitsorte aus, um Lohnsteuerpflichten auszulösen.

Wichtige Schwellenwerte und Kriterien sind u. a.:

• Aufenthalte über 30 Tage am Stück oder regelmäßig im Jahr
• Wiederkehrende Tätigkeit am gleichen Ort, beim gleichen Kunden
• Schlüsselgewalt: Zugang zu eigenen Spinden oder Räumlichkeiten, Zugang zum Firmengelände des Kunden
• Technische Infrastruktur (Systemzugänge, Schreibtisch, E-Mail-Adresse) im Ausland
• Verträge oder wirtschaftliche Interessen vor Ort

Gerade bei global verteilten Teams, hybrider Arbeit und flexiblen Arbeitsmodellen ist das manuelle Monitoring solcher Faktoren kaum mehr möglich. Hier setzen moderne Tools wie premote an.

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So unterstützt premote mit dem Betriebsstätten-Feature

Die Softwarelösung premote bietet Unternehmen eine intelligente Möglichkeit, steuerliche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu steuern. Besonders das Betriebsstätten-Feature wurde entwickelt, um genau die komplexen Fragestellungen rund um Auslandseinsätze, Arbeitsorte und Lohnsteuerpflichten zu lösen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

Frühes Erkennen von Reisemustern
premote analysiert automatisiert die Bewegungs- und Aufenthaltsdaten von Mitarbeitenden – basierend auf Reiseplänen, Kalendern und echten Bewegungen. So lassen sich kritische Muster identifizieren, bevor sie steuerlich relevant werden.

Erstellung von PE-Kalendern (Permanent Establishments)
Für jede mögliche Betriebsstätte lässt sich ein eigener Kalender führen, in dem Aufenthalte, Arbeitstage und Schwellenwerte dokumentiert werden – zentral und transparent.

Auswertbare Dienstreise-Kalender für alle Mitarbeitenden
Alle internationalen Einsätze und Auslandsaufenthalte lassen sich nach Zeitraum, Ort und Mitarbeitenden auswerten – ideal für HR, Payroll und Compliance-Teams.

Automatische Warnhinweise nach 3, 6, 9 Monaten
Wenn ein Aufenthalt sich kritischen Zeitgrenzen nähert, sendet premote automatisch Benachrichtigungen – auf Wunsch individuell konfigurierbar.

Hinweise bei Aufenthalten über 30 Tagen
Schon bevor die 183-Tage-Grenze erreicht ist, werden längere oder sich häufende Aufenthalte markiert – ein echter Frühwarnmechanismus.

Meldung von Arbeitstagen in bestehenden Betriebsstätten
premote ermöglicht die gezielte Erfassung von Arbeitstagen pro Land – als Basis für die korrekte Aufteilung des Arbeitslohns auf steuerliche Zuständigkeiten.

Benutzerdefinierte Reports & Logiken
Je nach Unternehmensstruktur können Berichte, Schwellenwerte und Prüfmechanismen individuell angepasst werden – für maximale Flexibilität.

Datenanalyse via KI-Chatbot
Über eine integrierte KI können Fragen gestellt und Daten in Echtzeit analysiert werden. So haben HR-Teams und Führungskräfte jederzeit Einblick – ohne komplexe Tools.

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Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

In einer Zeit, in der Arbeit immer internationaler wird, kann das Thema Betriebsstätte schnell zum unerkannten Risiko werden. Steuerprüfungen, Nachzahlungen, Bußgelder oder Imageschäden lassen sich nur vermeiden, wenn Unternehmen aktiv und datenbasiert vorsorgen.

Mit einem Tool wie premote gewinnen Unternehmen nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch wertvolle Transparenz über die Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden weltweit – ohne zusätzliche manuelle Prozesse oder Excel-Tabellen.

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Fazit: Rechtssicher im Ausland arbeiten – mit digitalen Lösungen

Die Themen Betriebsstätte und Steuern im Ausland sind für viele Unternehmen kein theoretisches Problem mehr – sondern gelebte Realität. Wer heute international arbeitet, muss auch international korrekt versteuern. Die Herausforderung liegt dabei weniger im Wollen als im Wissen.

Mit dem Betriebsstätten-Feature von premote lassen sich Risiken automatisiert erkennen, Prozesse vereinfachen und internationale Steuerpflichten korrekt abbilden – bevor sie zur Belastung werden.

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