Estland

Estland gilt als digitaler Vorreiter in Europa und bietet auch für flexible Arbeitsmodelle wie Workations, kurzfristige Dienstreisen oder projektbezogene Entsendungen optimale Bedingungen. Dennoch gelten beim Arbeiten in Estland klare gesetzliche Vorgaben. Dazu zählen Meldepflichten für ausländische Beschäftigte, arbeitsrechtliche Bestimmungen, Lohnvorgaben und Fragen der Sozialversicherung. Gerade bei grenzüberschreitender Beschäftigung müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle administrativen und rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Diese Seite gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Regelungen für das Arbeiten in Estland: rechtssicher, aktuell und praxisnah.

Welche Anforderungen gelten?‍

Ausländische Arbeitgeber müssen der estnischen Arbeitsaufsichtsbehörde (Labour Inspectorate) spätestens am ersten Arbeitstag in Estland Angaben zur Entsendung übermitteln. Das Meldeformular steht auf der Website der Arbeitsaufsichtsbehörde bereit; es wird heruntergeladen und anschließend an posting@ti.ee gesendet.

Notwendige Dokumente‍

Ausländische Arbeitgeber müssen folgende Angaben und Unterlagen zur Entsendung einreichen:

• Name
• Persönliche Identifikationsnummer oder Registrierungsnummer
• Tätigkeitsbereich
• Angaben zum Wohnsitz oder Sitz des ausländischen Arbeitgebers
• Kontaktdaten des Unternehmens in Estland, das die entsandten Arbeitnehmer:innen aufnimmt
• Name und Angaben der Kontaktperson, die den ausländischen Arbeitgeber vertritt
• Name und Kontaktdaten der Vertretung des aufnehmenden Unternehmens
• Anzahl der entsandten Arbeitnehmer:innen, ihre Namen sowie persönliche Identifikationsnummern oder Geburtsdaten
• Voraussichtliche Dauer der Entsendung

Zusätzlich können der Arbeitsvertrag, der Arbeitszeitplan und Nachweise über die Lohnzahlung angefordert werden.

Unterlagen auf Estnisch sind nicht zwingend erforderlich, eine Übersetzung kann jedoch verlangt werden. Eine beglaubigte Übersetzung ist nur auf Anforderung der Behörden vorzulegen. Die Behörden können die Unterlagen bis zu 3 Jahre nach der Entsendung anfordern.

Mindestlohn

In Estland gilt ein gesetzlicher Bruttomindestlohn; er beträgt (Stand 2023) 725 EUR pro Monat. Für Nicht-EU-Staatsangehörige, die als Expert:innen, Berater:innen oder Fachkräfte tätig sind, beträgt der Bruttomindestlohn 1.685 EUR pro Monat. Für hochqualifizierte Beschäftigte mit einer Blauen Karte EU liegt der Bruttomindestlohn derzeit bei 2.528 EUR pro Monat.

‍Arbeitszeiten‍

Die Höchstarbeitszeit in Estland beträgt 8 Stunden pro Tag bzw. 40 Stunden pro Woche.

Wird ein:e Arbeitnehmer:in aus einem EU-Land nach Estland entsandt, gilt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:

• A1-Bescheinigung liegt vor: Die Person bleibt im Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes versichert.
• Ohne A1-Bescheinigung: Es gelten die estnischen Sozialversicherungsvorschriften, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein estnischer Arbeitgeber verhalten.

• Für Fernarbeitnehmer:innen mit Wohnsitz in Estland müssen ausländische Arbeitgeber die Lohnsteuer ab dem ersten Tag einbehalten.
• Für Nichtansässige muss Steuer einbehalten werden, wenn sie sich innerhalb von 12 aufeinanderfolgenden Monaten mehr als 183 Tage in Estland aufhalten.
• Ausländische Arbeitgeber müssen sich in Estland als nicht ansässige Arbeitgeber registrieren.
• Die Beschäftigten müssen in das Beschäftigungsregister der Steuerbehörde eingetragen werden.
• Lohnabrechnungen müssen erstellt und den Beschäftigten ausgehändigt werden.
• Bis zum 10. Tag des Monats, der auf die Lohnzahlung folgt, müssen ausländische Arbeitgeber monatliche Steuererklärungen mit Bruttolöhnen, Sachbezügen und den darauf entfallenden Steuern abgeben und die gesamte Lohnsteuer auf das Bankkonto der Steuerbehörde überweisen.

Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.

Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.