Regularien für das Arbeiten in Finnland

Überblick

Ob Dienstreise, Entsendung oder Workation – das Arbeiten in Finnland erfordert die Beachtung landesspezifischer Vorschriften. Unternehmen müssen Meldepflichten erfüllen, arbeitsrechtliche Vorgaben einhalten und sich mit dem Mindestlohn in Finnland sowie sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Regelungen auseinandersetzen. Finnland legt großen Wert auf transparente Arbeitsbedingungen, faire Entlohnung und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Standards. In diesem Überblick zeigen wir, worauf Sie bei einer Entsendung nach Finnland oder beim mobilen Arbeiten vor Ort achten müssen – rechtssicher und praxisnah.

EU Entsenderichtlinie

Welche Anforderungen gelten?

Ausländische Arbeitgeber, die Arbeitnehmer:innen nach Finnland entsenden, müssen vor Beginn der Arbeit eine Online-Meldung abgeben. Eine Meldung ist nicht erforderlich, wenn Arbeitnehmer:innen innerhalb einer Unternehmensgruppe für nicht mehr als 5 Arbeitstage entsandt werden, es sei denn, das Unternehmen ist im Bausektor tätig. Im Baugewerbe muss für jede Entsendung eine Meldung eingereicht werden.

Notwendige Dokumente

Ausländische Arbeitgeber sind verpflichtet, die folgenden Informationen für die Dauer der Entsendung in Finnland in schriftlicher Form bereitzuhalten:

Details über den ausländischen Arbeitgeber, der Arbeitnehmer entsendet
Details über die entsandten Arbeitnehmer
Beschreibung des Rechts der entsandten Arbeitnehmer auf Arbeit
Informationen über die Arbeitsbedingungen der entsandten Arbeitnehmer

Dauert die Entsendung länger als 10 Tage, müssen ausländische Arbeitgeber auch die folgenden Unterlagen bereithalten:

Arbeitszeitnachweis
Lohnabrechnungen
Dokument des Finanzinstituts über die gezahlten Löhne

Die Informationen und Unterlagen müssen 2 Jahre lang nach Beendigung der Entsendung aufbewahrt werden. Sie können im Ausland aufbewahrt werden, müssen aber auf Verlangen unverzüglich an die Behörden weitergeleitet werden.

Vertreter in Finnland

Ausländische Arbeitgeber müssen einen Vertreter in Finnland haben, der für die entsandten Arbeitnehmer:innen und die Behörden während der Entsendung ansprechbar ist. Dieser Vertreter kann eine juristische oder natürliche Person sein. Die Ernennung eines Vertreters ist nicht erforderlich, wenn die Entsendung nicht länger als 10 Tage dauert.

Ausnahmen

Geschäftsreisende, die während der Geschäftsreise keine Dienstleistungen erbringen und nicht als Unterauftragnehmer tätig sind, müssen sich nicht anmelden.

Strafen bei Verstoß

Für verschiedene Verstöße, wie z. B. die Nichtbenachrichtigung über die Entsendung von Arbeitnehmern, die unzureichende Benachrichtigung, die Nichtbenennung eines Vertreters oder die Nichtbereithaltung der erforderlichen Informationen und Unterlagen, können Bußgelder in Höhe von 1.000 bis 10.000 EUR verhängt werden.

Arbeitsrecht

Mindestlohn

In Finnland gibt es keinen gesetzlichen Mindestlohn. Die Löhne werden in allgemein gültigen Tarifverträgen festgelegt, die zwischen finnischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften abgeschlossen werden. Gibt es keinen allgemein gültigen Tarifvertrag, erhält der entsandte Arbeitnehmer ein angemessenes normales Entgelt, wenn das zwischen dem ausländischen Arbeitgeber und dem entsandten Arbeitnehmer vereinbarte Entgelt deutlich darunter liegt.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit darf 8 Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche nicht überschreiten. Die Durchrechnung der Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum ist zulässig. In allgemeinverbindlichen Tarifverträgen können strengere Grenzen für die regelmäßige Höchstarbeitszeit festgelegt werden.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können umfangreiche Verwaltungspflichten, Beitragsnachzahlungen (verzinst), erhöhtes Prüfungsaufkommen sowie empfindliche Sanktionen sein. Zusätzlich kann erhebliche Rufschädigung in diesem Zusammenhang vorkommen.

Sozialversicherung

Wenn ein/e Arbeitnehmer:in aus einem EU-Land nach Finnland entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:

A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert‍
ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die finnischen Sozialversicherungsvorschriften, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein italienischer Arbeitgeber verhalten.

Wichtige Hinweise

Einkommenssteuer

Im Allgemeinen gibt es keinen „De-minimis-Zeitraum“, innerhalb dessen Fernarbeitnehmer:innen keine Steuern auf ihr persönliches Einkommen entrichten müssen. Wenn jedoch ein Doppelbesteuerungsabkommen anwendbar ist, können gebietsfremde Steuerpflichtige die Besteuerung ihres Arbeitseinkommens in Finnland vermeiden, wenn ihr Aufenthalt 183 Tage nicht überschreitet (sofern alle anderen Bedingungen kumulativ erfüllt sind).

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, häufig jedoch entsteht eine unmittelbare Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Zielland, woraus weitere, umfangreiche Konsequenzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen entstehen können.

Einreise & Visa

Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können Einreiseverbote und damit einhergehende Umsatzausfälle, Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigung sein.

Betriebsstätte

Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.

Wichtige Hinweise

Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, aber jede Betriebsstätte verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Neben der Registrierung, Gewinnzuweisung, Einreichung der Körperschaftsteuererklärung entstehen in der Regel ebenfalls Lohnsteuerverpflichtungen.

Wichtige Hinweise