A1-Bescheinigung bei Geschäftsreisen: Was die EU-Reform ändert

Die EU hat die Regeln zur A1-Bescheinigung reformiert. Die Verordnung (EU) 2026/2359 steht seit dem 27.10.2026 im Amtsblatt und ist am 01.11.2026 in Kraft getreten. Für Unternehmen mit vielen Dienstreisen ändert sich damit der Ablauf vor jeder Reise. In diesem Artikel lesen Sie, was als Geschäftsreise zählt, wo die Grauzonen liegen und was Sie bis 2028 tun sollten.

Was die EU beschlossen hat

Die Kommission hat die Reform im Dezember 2016 vorgeschlagen. 2019 und 2021 scheiterten zwei Einigungen im Rat. Ein Grund: Die Reform regelt auch das Arbeitslosengeld für Grenzgänger, und darüber wurde lange gestritten.

Am 22.04.2026 haben sich Rat und Parlament politisch geeinigt. Das Parlament hat den Text am 07.07.2026 angenommen, der Rat am 28.09.2026 mit 21 Stimmen dafür, 4 dagegen und 2 Enthaltungen. Die Verordnung (EU) 2026/2359 datiert vom 07.10.2026 und ändert die Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und Nr. 987/2009.

Zwei Stichtage: 01.11.2026 und 02.11.2028

Die Reform läuft auf zwei Uhren. Ein Teil gilt schon, die Regeln zur Vorabmeldung gelten erst in zwei Jahren.

Für laufende Entsendungen gibt es eine Übergangsregel. Wer vor dem 02.11.2028 entsandt wird, bleibt beim bisherigen Art. 12 VO 883/2004 (Art. 87b Abs. 4 VO 883/2004 n. F.).

Bis zum 02.11.2028 ändert sich an der A1-Pflicht nichts. Sie beantragen also weiter für jede Dienstreise in einen anderen EU-Staat eine A1. Die Deutsche Rentenversicherung erlaubt bei Dienstreisen bis sieben Tage im Bedarfsfall einen nachträglichen Antrag (FAQ Dienstreise, Stand 17.05.2026). Mehr zu den Grundlagen lesen Sie in A1-Bescheinigung Basics.

Neu ab 2028: erst beantragen, dann reisen

Ab dem 02.11.2028 muss der Arbeitgeber die A1 vor Beginn der Tätigkeit beantragen (Art. 15 Abs. 1 VO 987/2009 n. F.). Eine feste Vorlauffrist gibt es nicht. Stellt die zuständige Stelle die A1 nicht sofort aus, bekommen Sie eine automatische Eingangsbestätigung. Sie gilt als Nachweis, bis die A1 vorliegt (Abs. 1a).

Liegt keine A1 vor, muss der Arbeitgeber auf Anfrage des Tätigkeitsstaats die Eingangsbestätigung vorlegen. Greift eine Ausnahme, muss er nachweisen, dass sie greift (Abs. 1c). Die Unterlagen gibt er den Beschäftigten mit, auf Papier oder elektronisch.

Eine rückwirkende A1 bleibt möglich. Sie wird aber vom Normalfall zum Ausnahmefall. Ohne Vorabmeldung kann der Tätigkeitsstaat Informationen einholen und eine Prüfung verlangen. Gilt das Heimatrecht, wird die A1 rückwirkend ausgestellt. Der Arbeitgeber riskiert dabei Verwaltungssanktionen des Tätigkeitsstaats (KPMG). Die Höhe regelt der EU-Text nicht, die Folgen unterscheiden sich je Mitgliedstaat.

Für viele Unternehmen heißt das: Wer A1-Anträge heute aus der Reisekostenabrechnung erzeugt, muss den Ablauf bis 2028 umdrehen. Erst wird die Reise eingeordnet, dann wird gereist.

Was als Geschäftsreise zählt

Zum ersten Mal gibt es eine Legaldefinition der Geschäftsreise (Art. 1 Abs. 2 lit. eb VO 987/2009 n. F.). Im englischen Amtsblatt lautet sie:

“business trip” means a temporary activity as an employed or self-employed person, which is limited in time and which is related to the business interests of the employer or, in the case of a self-employed person, the person concerned, excluding the provision of services or the delivery of goods, but including attending business meetings, cultural and scientific events, conferences and seminars, such as those related to academic research, or receiving training

Erfasst sind:

• Geschäftstermine
• kulturelle und wissenschaftliche Veranstaltungen
• Konferenzen und Seminare
• die Teilnahme an Schulungen

Nicht erfasst sind:

• die Erbringung von Dienstleistungen
• die Lieferung von Waren

Eine Tagesgrenze gibt es nicht. Die Tätigkeit muss nur vorübergehend und zeitlich begrenzt sein. EY Deutschland schreibt, dass auch Aufenthalte über drei Tage grundsätzlich ausgenommen sind. Eine fünftägige Konferenz kann also eine Geschäftsreise sein.

Die Definition gilt seit dem 01.11.2026. Die Ausnahme von der Vorabmeldung, für die sie gebraucht wird, gilt erst ab dem 02.11.2028.

Der Ablauf vor jeder Reise

Ab 2028 läuft jede Reise in einen anderen EU-Staat durch zwei Fragen. Klicken Sie sich durch den Entscheidungsbaum.

Frage 1: Ist es eine Geschäftsreise? Besucht die Person ein Meeting, eine Konferenz, ein Seminar oder eine Schulung, ist keine Vorabmeldung nötig. Halten Sie einen Nachweis bereit, zum Beispiel die Einladung oder die Agenda.

Frage 2: Ist es ein Kurzeinsatz? Dauert die Tätigkeit höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb von 30 Tagen, ist ebenfalls keine Vorabmeldung nötig. Das gilt auch für Dienstleistungen, nur nicht im Bausektor. Wie das 30-Tage-Fenster funktioniert, erklären wir in Kurzeinsatz ohne A1-Antrag: die Regel 3 Tage in 30 Tagen.

Alle anderen Fälle: Beantragen Sie die A1 vor Beginn der Tätigkeit. Die Eingangsbestätigung gilt als Nachweis, bis die A1 vorliegt.

Die Grauzonen liegen bei der Tätigkeit

Die Dauer einer Geschäftsreise spielt keine Rolle. Entscheidend ist, was die Person vor Ort tut. Wo die Erbringung einer Dienstleistung beginnt, erläutert der Text nicht. Deutsche Behörden haben sich zu diesen Fragen bisher nicht geäußert (Stand 01.11.2026).

Servicetechniker: Wartung, Reparatur oder Support beim Kunden liegen nahe an der Dienstleistung. Die Geschäftsreise-Ausnahme ist hier unsicher. Die IHK Region Stuttgart nennt Reparatur- und Wartungseinsätze und Montagetätigkeiten als typische Fälle für die 3-Tage-Regel.

Schulung beim Kunden: Die Definition nennt nur die Teilnahme an einer Schulung („receiving training“). Wer selbst beim Kunden schult, ist nicht ausdrücklich erfasst.

Vertrieb: Kundentermine sind erfasst. EY nennt Geschäftsverhandlungen als Beispiel für eine Geschäftsreise. Ob ein Vertragsabschluss vor Ort etwas ändert, hat bisher niemand eingeordnet.

Projektarbeit beim Kunden: Eine mehrwöchige Implementierung beim Kunden ist eine Dienstleistung und im Grundsatz eine Entsendung (DutchTaxAdvice).

Workation: Der Text regelt die Workation nicht. Im Markt wird sie bisher nicht als Geschäftsreise eingeordnet, etwa weil sie nicht im betrieblichen Interesse liegt. SAP Concur behandelt die Workation als Entsendung, die mit einer A1 abzusichern ist. Mehr dazu auf unserer Seite zur Workation.

Bausektor: Die 3-Tage-Regel gilt im Bau nicht. Anhang 6 fasst den Bausektor weit, auch Montage, Installation und Instandhaltung gehören dazu. Für die Geschäftsreise-Ausnahme enthält der Wortlaut keine Bau-Ausnahme. Im Markt ist das trotzdem umstritten: WTS verneint die Ausnahme für Kurzeinsätze im Bau.

Wo die Ausnahmen nicht helfen

Mehrstaatentätigkeit: Die Ausnahmen gelten nur für Entsendungen nach Art. 12 VO 883/2004. Wer gewöhnlich in mehreren Staaten arbeitet (Art. 13), kann sie nicht nutzen (KPMG). Manche Unternehmen decken Vielreisende heute über eine A1 für Mehrstaatentätigkeit ab. Weil die Definition der Geschäftsreise seit dem 01.11.2026 gilt, sollten Sie diese Fälle jetzt prüfen.

Entsendemeldung: Die A1 regelt das Sozialversicherungsrecht. Die Entsendemeldung nach der Entsenderichtlinie ist ein eigenes Verfahren im Zielland. Die A1-Ausnahme ersetzt sie nicht. Mehr dazu auf unserer Seite zur EU-Entsenderichtlinie.

Schweiz und EWR: Laut RSM Schweiz (09.10.2026) sieht das SECO keine rechtliche Pflicht zur Übernahme, derzeit ändert sich für die Schweiz nichts. Für Island, Liechtenstein und Norwegen braucht es einen Beschluss des Gemeinsamen EWR-Ausschusses. Bekannt ist bisher keiner (Stand 31.10.2026).

Was Unternehmen jetzt tun sollten

1. Vielreisende prüfen. Wer Vielreisende über eine A1 für Mehrstaatentätigkeit abdeckt, sollte das jetzt mit den neuen Definitionen abgleichen.
2. Reisearten festlegen. Legen Sie Kriterien für Geschäftsreise, Kurzeinsatz und Entsendung fest, mit Beispielen aus Ihrem Unternehmen.
3. Daten vor der Reise erheben. Zweck, Tätigkeit, Dauer und Zielland müssen pro Reise vor Reisebeginn vorliegen.
4. Prozess umdrehen. Erst einordnen, dann buchen. Legen Sie Eingangsbestätigungen und Nachweise für Ausnahmen ab.
5. Bis 2028 weiter A1 beantragen. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, dass die Ausnahmen erst ab dem 02.11.2028 gelten.

Häufige Fragen

Brauchen Geschäftsreisen ab sofort keine A1 mehr?

Doch. Die Ausnahme für Geschäftsreisen gilt erst ab dem 02.11.2028. Bis dahin bleibt die A1-Pflicht für Dienstreisen in andere EU-Staaten unverändert.

Gibt es eine Höchstdauer für Geschäftsreisen?

Nein. Die Definition verlangt nur, dass die Tätigkeit vorübergehend und zeitlich begrenzt ist. Eine Tagesgrenze nennt sie nicht.

Was passiert ab 2028, wenn ich keine Vorabmeldung mache?

Die A1 kann weiter rückwirkend ausgestellt werden. Der Tätigkeitsstaat kann aber Verwaltungssanktionen verhängen. Wie hoch sie ausfallen, regelt jeder Mitgliedstaat selbst.

Muss ich die Ausnahme nachweisen?

Ja. Auf Anfrage des Tätigkeitsstaats muss der Arbeitgeber belegen, dass eine Ausnahme greift (Art. 15 Abs. 1c VO 987/2009 n. F.). Bewahren Sie zum Beispiel Einladung, Agenda oder Terminplan auf.

Ersetzt die Ausnahme die Entsendemeldung?

Nein. Die Entsendemeldung ist ein eigenes Verfahren nach der Entsenderichtlinie. Ob im Zielland eine Meldung nötig ist, richtet sich nach dem dortigen Recht.

Gilt die Reform auch für die Schweiz?

Derzeit nicht. Laut RSM Schweiz sieht das SECO keine rechtliche Pflicht zur Übernahme.