Erfolgsgeschichte

SumUp

Wie SumUp mehr als 150 Dienstreise & work-from-abroad Anträge pro Monat automatisiert

Das 2012 gegründete Unternehmen ist der Finanzpartner von mehr als 4 Millionen kleinen Händlern in über 36 Märkten weltweit und unterstützt seine Kunden bei der Gründung, dem Betrieb und dem Wachstum ihrer Unternehmen.

Branche

Finanz Technologie

Mitarbeitende

> 3.200

Standorte

23 in der EU, USA

Anträge pro Monat

> 150

Antragsdauer

⌀ 35 Minuten

Die Herausforderung

SumUp ist ein dynamisch wachsendes FinTech Unternehmen und sucht permanent nach neuen Wegen und Tools, um Prozesse weiter zu optimieren und damit die Produktivität zu steigern.

Mobiles Arbeiten im Ausland wird bei SumUp durch eine Policy geregelt, dessen Prüfung unter anderem die Betriebszugehörigkeit, vorhandene Visa und Work Permits sowie weitere Voraussetzungen für das mobile Arbeiten im Ausland vorsieht.

Die Anträge wurden zuvor in einem Workday Formular von den Mitarbeitenden beantragt und vom Global Mobility Team bearbeitet. Bei mehr als 150 Anträge pro Monat sind hierbei pro Antrag oft 35 Minuten pro Antrag nötig gewesen.

Der Empfangstresen im SumUp Headquarter Berlin.

Die Lösung

Durch eine nahtlose Integration mit Workday & Navan konnte die Policy Prüfung, sowie die Erstellung der notwendigen Bescheinigungen vollständig automatisiert werden.

Die Mitarbeitenden gelangen über Workday zu premotes Self-Service Portal und können dort den Antrag für mobiles Arbeiten abgeben.  Die konfigurierte Policy zeigt den Reisenden in Echtzeit an, ob die notwendige Berechtigung für den Trip vorliegt.

Notwendige Approvals werden automatisch von den Führungskräften und dem Global Mobility Team beantragt. 

Dienstreisen werden über Navan gebucht, die Trip Daten werden über eine Schnittstelle mit premote ausgetauscht.

Melina Mootien, Former Global Rewards & Mobility Lead