Welches Formular für welchen Fall?
Anders als die einheitliche EU-A1-Bescheinigung kennt das Vereinigte Königreich kein einzelnes Standardformular für Auslandsentsendungen. HMRC unterscheidet nach Zielland und Beschäftigungsart zwischen vier separaten Verfahren:
- CA3822 – Arbeitnehmer, Einsatz in EU, EWR oder Schweiz
- CA3837 – Selbstständige, Einsatz in EU, EWR oder Schweiz
- CA8421 – Arbeitnehmer, die gleichzeitig in zwei oder mehr Ländern (UK plus EU/EWR/Schweiz) arbeiten
- CA9107 – Einsatz in einem Drittstaat, mit dem das Vereinigte Königreich ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen hat
Welches Formular greift, hängt also zuerst vom Zielland und erst danach vom Beschäftigungsstatus ab.
CA3822: Arbeitnehmer in EU, EWR und Schweiz
Das Formular CA3822 ist laut GOV.UK für Arbeitnehmer gedacht, die "temporarily in an EU country, Gibraltar, Iceland, Liechtenstein, Norway or Switzerland" arbeiten – es ist damit das britische Funktionsäquivalent zur A1-Bescheinigung. Wichtige Eckpunkte laut offizieller Anleitung:
- Anträge sind bis zu 12 Monate im Voraus möglich ("You cannot apply more than 12 months in advance").
- Der Arbeitgeber muss vorab über das separate Formular CA3821 seine Antragsberechtigung bei HMRC bestätigen lassen – das ist nur einmal notwendig.
- Seit dem 9. Mai 2024 ist zusätzlich die PAYE-Referenznummer des entsendenden Arbeitgebers Pflichtangabe.
- Seit dem 1. Dezember 2023 ist der Antrag ausschließlich online möglich; die Papierform wurde abgeschafft.
Bei Wohnsitz in einem EWR-Staat, Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz kann HMRC parallel ein healthcare entitlement certificate (S1) ausstellen, das den Zugang zur dortigen Gesundheitsversorgung regelt.
CA3837: Selbstständige in EU, EWR und Schweiz
Für Selbstständige mit temporärer Tätigkeit in der EU, Gibraltar, Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz gilt das separate Formular CA3837. Auch hier gilt die 12-Monats-Vorlauffrist. Der entscheidende Unterschied zu CA3822: HMRC prüft explizit, ob das britische Geschäft während der Auslandstätigkeit aufrechterhalten wird – etwa durch weiterlaufendes Büro, vorhandene Ausrüstung, fortbestehende Registrierung und weiterlaufende Werbung für das UK-Geschäft. Ohne diese Nachweise wird die Sozialversicherungszuständigkeit in der Regel ins Gastland verlagert.
CA8421: Mehrstaaten-Arbeitnehmer
Wer nicht nur vorübergehend, sondern regelmäßig in zwei oder mehr Ländern arbeitet – UK plus mindestens ein EU-/EWR-/Schweiz-Staat – braucht laut GOV.UK das Formular CA8421. Es deckt unter anderem folgende Fälle ab:
- Wohnsitz im UK, Arbeit in zwei oder mehr Ländern (UK, EU, Gibraltar, Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz)
- Wohnsitz in einem der genannten Länder, Arbeit ausschließlich im UK
- Flug- oder Kabinenpersonal mit Heimatbasis im UK
- Reiner Statusnachweis, wenn z. B. weiterhin Eigentum in der EU vermietet oder eine berufliche Zulassung dort aufrechterhalten wird, obwohl die Person nur im UK lebt und arbeitet
CA8421 ist damit breiter angelegt als CA3822 – es geht nicht um eine einzelne Entsendung, sondern um die laufende Klärung, welches Sozialversicherungsrecht bei paralleler Tätigkeit in mehreren Ländern gilt.
CA9107: Drittstaaten mit Sozialversicherungsabkommen
Für Einsätze außerhalb der EU/EWR/Schweiz-Koordinierung greift CA9107 – das britische Certificate of Coverage bzw. "Certificate of Continuing Liability". Es gilt laut GOV.UK ausschließlich für eine feste Länderliste mit bilateralem Abkommen: "Barbados, Bermuda, Canada, Chile, Guernsey, India, Israel, Jamaica, Japan, Jersey, Mauritius, the Philippines, Republics of former Yugoslavia [...], South Korea, Turkey, USA." Antragsberechtigt sind Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Selbstständige und bevollmächtigte Agenten.
Aktuelle Rechtsänderung: Am 7. Juli 2026 hat HMRC Indien offiziell in die CA9107-Länderliste aufgenommen ("The list of social security agreement countries has been updated to add India to the list of countries"). Für Indien gilt zusätzlich eine Sperrfrist: Ein neues Certificate of Coverage kann erst mindestens sechs Monate nach Ende der letzten Indien-Entsendung beantragt werden; war die vorherige Entsendung kürzer als sechs Monate, muss die Pause mindestens so lang sein wie die vorherige Entsendung selbst.
Vergleich der vier Formulare
| Formular | Zielgruppe | Geltungsbereich | Vorlauffrist |
|---|---|---|---|
| CA3822 | Arbeitnehmer | EU, Gibraltar, Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz | bis 12 Monate im Voraus |
| CA3837 | Selbstständige | EU, Gibraltar, Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz | bis 12 Monate im Voraus |
| CA8421 | Mehrstaaten-Arbeitnehmer | UK + EU/EWR/Schweiz gleichzeitig | keine feste Frist |
| CA9107 | Arbeitnehmer, Selbstständige | Drittstaaten mit UK-Sozialversicherungsabkommen (u. a. Kanada, Indien, Japan, Südkorea, USA) | keine feste Frist, aber länderspezifische Sonderregeln (z. B. Indien, Norwegen) |
Bearbeitungsdauer und Fristen
GOV.UK selbst nennt keine feste Bearbeitungsfrist für die Formulare. Die britische Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft AAB (Anderson Anderson & Brown) beschreibt die Praxis so: "There is no agreed timescale, and it can vary from a few weeks to a number of months, for an application to be processed and a certificate issued." Rückwirkende Anträge sind laut AAB in der Regel unproblematisch, sofern die Person die Voraussetzungen erfüllt – mit einer wichtigen Ausnahme: "for certain countries a time limit does apply [...] for example for UK postings to Norway the application needs to be made within 4 months of the first date in Norway." Ein CA3822-Zertifikat deckt laut AAB in der Regel bis zu 24 Monate ab, ein CA9107-Certificate of Coverage bis zu fünf Jahre – abhängig vom jeweiligen Abkommen.
Was bedeutet das für Arbeitgeber?
Für Unternehmen mit britischen Mitarbeitenden im Auslandseinsatz bedeutet das: Es reicht nicht, "ein A1-Formular" zu beantragen – zuerst muss geklärt werden, ob das Zielland unter die EU/EWR/Schweiz-Koordinierung (CA3822/CA3837/CA8421) oder unter ein bilaterales Abkommen (CA9107) fällt, und ob die Person angestellt oder selbstständig ist. Da GOV.UK keine feste Bearbeitungsfrist zusagt und einzelne Länder eigene Fristen wie bei Norwegen setzen, empfiehlt sich eine frühzeitige, systematische Fristüberwachung. Tools wie premote helfen, auch länderspezifische Formularpflichten wie die vier britischen HMRC-Verfahren neben der A1-Bescheinigung automatisiert zu erkennen und Fristen im Blick zu behalten.
FAQ
Gibt es im Vereinigten Königreich ein A1-Formular?
Nicht im wörtlichen Sinn. Für EU/EWR/Schweiz-Einsätze übernimmt CA3822 (Arbeitnehmer) bzw. CA3837 (Selbstständige) die Funktion der A1-Bescheinigung; für Drittstaaten mit Abkommen gilt CA9107.
Welches Formular gilt für eine Entsendung in die USA, nach Kanada oder Indien?
CA9107 – das britische Certificate of Coverage für Länder mit bilateralem Sozialversicherungsabkommen. Indien ist seit 7. Juli 2026 offiziell in der Länderliste, mit einer zusätzlichen 6-Monats-Sperrfrist zwischen zwei Entsendungen.
Wie lange im Voraus kann man CA3822 oder CA3837 beantragen?
Bis zu 12 Monate vor Beginn der Auslandstätigkeit.
Wie lange dauert die Bearbeitung durch HMRC?
GOV.UK nennt keine feste Frist. Laut Fachkanzleien wie AAB kann es je nach Fall wenige Wochen bis mehrere Monate dauern – frühzeitige Antragstellung wird empfohlen.
Gibt es Länder mit einer besonderen Antragsfrist?
Ja. Für Entsendungen nach Norwegen muss der Antrag laut AAB innerhalb von vier Monaten nach dem ersten Arbeitstag in Norwegen gestellt werden – abweichend von der sonst üblichen Flexibilität.
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